3 Hal Buruk ketika Melewatkan TNA

Training Needs Analysis (TNA) adalah proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk dapat melakukan pekerjaan secara efektif. TNA dilakukan secara sistematis dalam menentukan pelatihan yang diperlukan dan memberikan rincian terkait dengan pelaksanaannya. TNA juga dikenal sebagai alat untuk mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan sikap baru yang perlu diperoleh karyawan untuk meningkatkan kinerja.

Perusahaan juga dapat mengetahui kesenjangan antara keterampilan yang dibutuhkan dengan kemampuan karyawan dalam melakukan pekerjaannya secara efisien, baik untuk saat ini maupun yang akan datang. Perusahaan perlu melakukan analisis secara hati-hati dalam merancang program pelatihan karyawan yang tepat agar dapat meningkatkan produktivitas dan mencapai tujuan serta sasaran yang ditetapkan. Sayangnya, saat ini TNA masih belum dilakukan secara serius dalam banyak kasus. Lantas apa saja dampak negatif menyepelekan TNA? Simak 3 hal buruk berikut ini ketika melewatkan TNA!

1. Orang yang Tepat, Keterampilan yang Salah
   Mengajarkan semua keterampilan kepada semua karyawan di perusahaan tampak seperti cara yang baik dalam lingkungan kerja, padahal hal tersebut memakan waktu yang banyak dan belum tentu efektif. Menyamaratakan suatu rancangan pelatihan untuk dilakukan secara seragam, belum tentu cocok kepada semua karyawan sesuai target yang diharapkan. Misalnya seorang karyawan dari tim penjualan yang terpaksa mengikuti pelatihan teknis operasional. Secara umum hal tersebut tidak memiliki hubungan yang relevan, namun dikarenakan adanya sistematika keseragaman pelatihan, maka bagaimanapun juga karyawan tersebut harus mengikutinya. Hal ini dapat menimbulkan pemborosan waktu dan uang baik dari pihak karyawan maupun perusahaan. Selain itu, mengajarkan keterampilan yang sudah diketahui oleh karyawan akan memberikan kesan seolah-olah perusahaan mendiskreditkan kemampuan mereka sebagai profesional karena tidak cukup baik memahami keterampilan apa yang sudah mereka miliki.

   Penting untuk melakukan TNA secara serius dan juga menghindari TNA yang dilakukan secara asal dan dangkal. Hal ini dikarenakan peninjauan yang dilakukan hanya dengan sederhana terhadap karyawan tidaklah cukup untuk mengetahui keterampilan apa yang mereka butuhkan. TNA yang dangkal juga dapat berdampak pada program pelatihan yang tidak efektif karena tidak didasarkan pada penilaian kebutuhan yang tepat. TNA yang tepat hendaknya dapat menjawab setidaknya pertanyaan-pertanyaan ini:

   1. Siapa yang butuh pelatihan?
   2. Apa yang perlu mereka pelajari?
   3. Pelatihan apa yang dibutuhkan dan untuk alasan apa?
   4. Keterampilan apa yang sudah ada?
   5. Keterampilan apa yang dibutuhkan tetapi tidak dapat diakses?
   6. Apa yang kurang dari pelatihan yang sudah ada?
2. Keterampilan yang Benar, Orang yang Salah
   TNA yang dilakukan secara tidak benar dapat berakibat pelatihan yang tidak tepat. Ketimpangan umumnya terjadi pada saat masuk karyawan baru.  Keterampilan yang sudah ada di lingkungan kerja dengan yang dimiliki karyawan baru dapat memiliki perbedaan. Tanpa adanya TNA, perusahaan bisa saja membuat kebijakan pelatihan untuk setiap karyawan tanpa peduli apakah karyawan itu sudah atau belum memiliki keterampilan yang ditargetkan. Tentunya hal ini akan menjadi tidak sejalan antara keterampilan yang dilatih pada tingkatan level tertentu dengan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan baru.

   Misalnya, karyawan baru dalam divisi keuangan diharuskan mengikuti pelatihan analisis laporan keuangan padahal karyawan tersebut belum familiar dan belum menguasai secara menyeluruh sistem aplikasi keuangan perusahaan tersebut. Tanpa dilakukannya TNA di perusahaan, karyawan akan mengalami gangguan dalam produktivitasnya karena perhatiannya harus teralihkan pada pelatihan yang tidak perlu. TNA yang tidak dilakukan dengan kompeten akan mengarah pada hal yang lebih buruk misalnya karyawan akan merasa bosan dan stres. TNA perlu dilakukan dengan baik karena akan memberikan gambaran kesesuaian antara karyawan dan pelatihan yang ditargetkan. TNA juga akan membantu perusahaan mengenal karyawannya secara lebih baik sehingga dapat menghindari ketimpangan dalam pelatihan.

3. Keterampilan yang Benar, Cara yang Salah
   Pelatihan tidak selalu menjadi solusi yang tepat meskipun dengan adanya pelatihan, masalah dan kesenjangan keterampilan dalam perusahaan dapat teratasi. Beberapa pelatihan dianggap sebagai jawaban yang tepat dilakukan setelah ada krisis. Hal ini dikarenakan pelatihan seringnya belum dianggap sebagai langkah preventif. TNA harus dilakukan agar perusahaan dapat menentukan pelatihan dengan cara yang tepat. Perusahaan perlu mempertimbangkan apakah pelatihan benar-benar merupakan langkah yang solutif. Hal ini setidaknya dapat dilakukan dengan menganalisis beberapa pertanyaan berikut:
   1. Apa masalah sebenarnya yang coba dipecahkan oleh pelatihan ini?
   2. Apa penyebab masalah dan apakah sebenarnya disebabkan oleh kekuatan internal atau eksternal
   3. Dengan cara apa pelatihan akan mengatasi penyebab ini?
   4. Apakah pelatihan sudah pernah dicoba dan bagaimana hasilnya?
   5. Apa penyebab kegagalan pelatihan sebelumnya dan apa yang bisa dilakukan untuk membuatnya lebih baik?
   6. Apakah sudah ada hal-hal yang dapat kita manfaatkan untuk memperbaiki masalah ini?

Jika pada akhirnya perusahaan memutuskan untuk mengadakan pelatihan, masih perlu pertimbangan komprehensif lainnya untuk memutuskan jenis pelatihan apa yang paling efektif. Misalnya pemilihan cara penyampaian pelatihan, informal untuk kelompok karyawan yang sudah sangat terampil atau formal untuk kelompok karyawan yang besar dan lebih terstruktur.  Pelatihan karyawan saat ini dapat berbentuk elearning atau blended learning. Hal ini dapat memberikan fleksibilitas perusahaan dalam menentukan bentuk pelatihan untuk karyawannya, kemudahan mengakses pelatihan, dan efektivitas penyampaian materi. Fitur self-assessment Sunedu.id dapat membantu perusahaan Anda untuk melakukan ilustrasi kebutuhan pelatihan dalam bentuk elearning. Kunjungi website Sunedu.id untuk mempelajari lebih lanjut dan ciptakan pelatihan yang efektif untuk perusahaan Anda.