Digitalisasi Onboarding: Bagaimana Penerapan Onboarding di Tengah Era Digital
Selama beberapa tahun ke belakang ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dapat dikatakan mengalami kemajuan yang pesat. Perkembangan ini juga terasa ketika berkegiatan dalam kehidupan sehari-hari. Hal yang semula memerlukan waktu dan usaha menjadi semakin praktis dan efisien berkat adanya teknologi-teknologi ini. Oleh karena itu, sebagai sebuah perusahaan, Smart Learner juga perlu beradaptasi dengan perkembangan-perkembangan yang ada, yang mana salah satunya dapat diterapkan dalam proses onboarding.
Onboarding Secara Fundamental dan Penerapannya
Di artikel sebelumnya, telah dibahas tentang definisi dari onboarding dan tahapan-tahapan yang perlu dilalui oleh seorang karyawan baru. Onboarding merupakan tahap yang memakan waktu berbulan-bulan dengan berbagai kegiatan yang telah dirancang sebelumnya. Hal ini tentu dilakukan agar karyawan baru memiliki pemahaman yang baik tentang perusahaan dan peran yang ia jalankan. Apabila dilihat secara mendasar, maka onboarding mencakup masa-masa Preboarding, Onboarding, Training, dan Transitioning. Penerapan keempat fase ini tergantung kepada masing-masing perusahaan dan peran dari karyawan baru yang bersangkutan.
Secara konvensional, penerapan onboarding dapat dikatakan memerlukan waktu yang relatif lama dengan melibatkan berbagai pihak. Sebagai contoh, seperti yang dilansir dari Talenta, terdapat kegiatan onboarding berupa Company Tour yang mana karyawan baru diajak untuk berkeliling dan berkenalan dengan divisi-divisi perusahaan. Tentu saja kegiatan ini dilakukan dengan tujuan untuk memperkenalkan karyawan baru dengan karyawan senior dan karyawan baru dapat mengenal lebih baik tentang perusahaan dan divisi-divisi yang ada. Dari rangkaian kegiatannya, maka dapat dilihat bahwa Company Tour melibatkan pihak-pihak yang perlu dikenalkan kepada karyawan dan memerlukan kontak langsung. Jika dilaksanakan berkali-kali, maka perusahaan akan memerlukan waktu dan usaha lebih untuk setiap karyawan baru. Dengan demikian, maka penerapan Company Tour secara konvensional menjadi tidak praktis bagi perusahaan.
Selain Company Tour, kegiatan lainnya yang memakan waktu dan usaha dalam penerapannya secara konvensional adalah kegiatan di tahap Training. Seorang karyawan baru akan mengikuti pelatihan secara langsung, contohnya dalam bentuk workshop. Workshop pada umumnya melibatkan karyawan senior yang bertanggung jawab untuk melatih karyawan baru dan serangkaian kegiatan yang melatih keterampilan sesuai peran yang dijalankan. Dari segi pelaksanaannya, Training konvensional dapat dikatakan tidak efisien karena akan menimbulkan beberapa masalah lainnya, seperti mengganggu pekerjaan karyawan senior apabila Training dilakukan berulang kali. Training konvensional akan menjadi tidak efisien untuk perusahaan ketika dilaksanakan secara terus-menerus demi melatih karyawan baru yang masuk.
Peran Digitalisasi Onboarding
Selain membutuhkan usaha yang lebih dan berpotensi membebani karyawan senior, Training konvensional dalam Onboarding juga tidak up-to-date dengan perkembangan teknologi sekarang ini. Beberapa tahun ke belakang ini, berbagai kegiatan sehari-hari telah mengalami digitalisasi. Sebagai contoh, sekarang bekerja dapat dilakukan secara remote atau shift Work From Home (WFH) sesuai dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan. Selain itu, kegiatan pembelajaran dan rapat dapat dilaksanakan secara lebih efektif melalui video conference menggunakan platform-platform yang tersedia. Digitalisasi yang terjadi juga bisa diimplementasikan dalam pelaksanaan pelatihan. Proses onboarding bisa menjadi lebih efisien apabila menerapkan digitalisasi dan mengimplementasi berbagai teknologi penunjang dalam pelaksanaannya.
Sebagai gambaran sederhana, terdapat beberapa contoh implementasi onboarding yang memanfaatkan media digital yang ada. Contoh pertama yang dikutip dari ClickUp, perusahaan bisa memberikan panduan digital kepada karyawan baru, seperti memberikan video sambutan dari petinggi-petinggi perusahaan, serta membuat video untuk menjelaskan konsep-konsep yang rumit. Beberapa keunggulan dari diterapkannya digitalisasi dalam kegiatan-kegiatan tersebut di antaranya adalah memudahkan karyawan baru untuk selalu memiliki panduan pekerjaan dari perusahaan, mempersingkat waktu bagi perusahaan agar tidak perlu melibatkan petinggi perusahaan untuk melakukan sambutan setiap onboarding, serta tidak perlu memberikan penjelasan yang sama berulang kali. Dengan demikian, maka digitalisasi onboarding membawa manfaat bagi kedua pihak, yaitu bagi karyawan baru dan juga bagi perusahaan.
Bagian yang perlu menjadi perhatian adalah tahap Training, yang mana keterampilan karyawan baru untuk kedepannya dipengaruhi oleh tahapan ini. Setiap karyawan memiliki tingkat pemahaman yang berbeda-beda, dengan pengalaman yang juga berbeda, serta waktu pembelajaran yang bervariasi antara satu dengan yang lainnya. Onboarding yang menerapkan digitalisasi dapat menggunakan format self-learning, sehingga karyawan baru bisa belajar dan menangkap materi yang diajarkan sesuai dengan kemampuan dan kecepatannya sendiri. Dengan format ini, maka perusahaan bisa mengakomodasi karyawan baru dengan kemampuan belajar yang berbeda-beda.
Untuk mengatasi permasalahan terkait pelaksanaan onboarding yang efektif, SUNEDU.ID memiliki solusi berupa penerapan onboarding dengan metode micro learning. Dengan berbagai pengalaman dalam menangani keperluan perusahaan terkait pelatihan untuk karyawan, SUNEDU.ID dapat membantu perusahaan Anda dalam menyediakan onboarding digital dengan keunggulan berupa konten yang bite-sized serta interaktif. Dengan penerapan onboarding berbasis micro-learning, maka karyawan baru dapat lebih mudah memahami materi onboarding dan perusahaan bisa mengadakan onboarding tanpa usaha yang besar.
Ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana SUNEDU.ID bisa membantu perusahaan Anda dalam menerapkan onboarding berbasis micro-learning? Klik di sini untuk mengetahui informasi lebih lanjut dan melakukan booking untuk program perusahaan Anda.
