Wajib Diketahui, Berikut Tahap Onboarding dalam Perusahaan!
Dalam dunia kerja, seringkali terdengar istilah yang mungkin sudah tidak asing lagi bagi kita semua, yaitu onboarding. Smart Learner tentu juga sering mendengarnya bukan? Namun pernahkah Anda memikirkan apa arti dari onboarding itu sendiri dan bagaimana proses berlangsungnya onboarding dalam sebuah perusahaan? Untuk mengetahui jawabannya, mari simak pembahasannya berikut ini.
Pada halaman ini
Definisi dan Fungsi dari Onboarding
Kata “Onboarding” sendiri berasal dari bahasa Inggris, yang mana menurut Talenta memiliki definisi berupa proses yang dilalui oleh seorang kandidat perusahaan yang dinyatakan lulus proses rekrutmen. Sementara apabila mengacu kepada SHRM, maka onboarding dapat diartikan sebagai proses yang mana karyawan baru menjadi terintegrasi dengan perusahaan. Onboarding mencakup kegiatan yang memungkinkan karyawan baru tersebut mempelajari tentang struktur perusahaan, visi dan misi, nilai-nilai, dan juga kultur perusahaan.
Onboarding menjadi bagian yang penting bagi seorang karyawan, karena fungsi dari onboarding dapat membantu karyawan tersebut melakukan pekerjaannya secara optimal. Beberapa fungsi dari onboarding di antaranya adalah memperkenalkan karyawan baru kepada orang-orang yang ada di dalam perusahaan, membantu membentuk hubungan kerja yang baik antar sesama karyawan, menjaga antusiasme karyawan baru terhadap pekerjaannya, serta mencegah terjadinya turnover akibat hilangnya motivasi karyawan baru.
Satu hal yang sering menjadi kesalahpahaman adalah anggapan bahwa onboarding dan orientasi merupakan hal yang sama. Perbedaan dari kedua kegiatan ini terletak pada bentuk kegiatan yang dilaksanakan. Orientasi mencakup penyelesaian dokumen-dokumen yang diperlukan dan tugas-tugas rutin, sementara onboarding adalah proses panjang yang melibatkan pihak manajemen dan karyawan-karyawan lainnya, bahkan bisa memakan waktu hingga satu tahun lamanya.
Tahap Onboarding
Dalam pelaksanaannya, onboarding memiliki tahapan-tahapan terstruktur yang perlu dilalui oleh seorang karyawan baru. Dilansir dari Eloomi, umumnya tahap onboarding memakan waktu sekitar satu sampai tiga bulan, tergantung peran yang dimiliki, seberapa besar departemen tersebut, dan jumlah pelatihan yang dibutuhkan. Tahap onboarding tersebut dibagi menjadi empat tahap, yaitu:
- Preboarding
Di tahap ini, seorang karyawan baru secara resmi sudah menerima offering letter dan harus melalui beberapa hal yang membantu memperkenalkan mereka kepada perusahaan ini, seperti penjelasan gambaran perusahaan, buku saku karyawan, benefit karyawan, peraturan-peraturan yang perlu ditaati, dan keperluan-keperluan lainnya yang dapat menunjang performa karyawan tersebut.
- Onboarding
Tahap ini merupakan tahapan yang mana seorang karyawan mulai diperkenalkan kepada karyawan lainnya dan pihak manajemen. Tahap ini berlangsung singkat namun memerlukan dukungan dari karyawan-karyawan lainnya yang mampu membantu memperkenalkan budaya perusahaan kepada karyawan baru. Dengan terlaksananya tahap ini, maka dapat dipastikan bahwa karyawan baru memahami dengan jelas hubungan interpersonal antara karyawan dan pihak manajemen.
- Training
Tahap onboarding selanjutnya adalah training, yang mana karyawan diberikan pelatihan tentang apa yang diharapkan dari peran yang mereka jalankan dan apa yang mereka bisa harapkan dari perusahaan. Tahap ini bisa dilaksanakan dalam beberapa bentuk kegiatan, seperti workshop dan seminar.
- Transitioning
Tahap onboarding terakhir, yaitu transitioning, merupakan tahapan terakhir yang mana karyawan baru akan bertransisi menjadi seorang anggota tim dalam perusahaan. Tahap ini cukup memakan waktu, karena karyawan baru perlu membiasakan diri terhadap lingkungan baru dan tanggung jawab yang perlu dijalankan. Pada tahap ini, karyawan baru perlu memahami cara menjalin hubungan interpersonal dengan sesama karyawan lainnya dan mengadaptasi keterampilan mereka sesuai posisi yang dipegang.
Tahap Onboarding dengan Durasi Lebih dari Enam Bulan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, lama masa onboarding bergantung kepada beberapa faktor, seperti peran yang dijalankan. Dalam beberapa kasus, onboarding juga dapat memakan waktu hingga satu tahun. Berdasarkan BambooHR, proses onboarding yang memakan waktu satu tahun dapat dibagi menjadi enam bulan pertama dan enam bulan berikutnya.
Pada enam bulan pertama, perusahaan membantu karyawan baru menjalin hubungan dengan sesama karyawan melalui bantuan dari seorang mentor dan buddy. Dengan demikian, maka karyawan baru akan mengalami proses pembelajaran yang lebih cepat dan lebih mudah beradaptasi dengan kultur perusahaan. Selain itu, karyawan baru juga perlu melalui beberapa program penting yang akan membantu mereka menjadi lebih produktif dan merasa nyaman di lingkungan baru.
Pada enam bulan berikutnya, perusahaan juga dapat menawarkan kesempatan belajar yang lebih tinggi apabila karyawan baru telah mencapai standar minimum yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kesempatan belajar ini dapat berupa pelatihan soft skill maupun keterampilan teknis, sehingga perusahaan memiliki peluang untuk terus melatih karyawan baru agar berkembang secara optimal. Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan retensi karyawan, yang mana hal ini menjadi penting bagi perusahaan untuk mengetahui berapa lama seorang karyawan akan setia bekerja bagi perusahaan. Apabila onboarding program yang dilaksanakan memberikan pengalaman yang positif, maka karyawan baru akan lebih berkomitmen terhadap perusahaan.
Secara keseluruhan, onboarding menjadi bagian yang sangat penting, baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan baru. Namun, dengan durasi yang perlu dilalui, maka terkadang onboarding menjadi sebuah fase yang memakan waktu dan memiliki tantangan tersendiri untuk dilaksanakan secara efisien. Dengan kemajuan teknologi yang tersedia sekarang, maka perusahaan memiliki kemungkinan untuk melaksanakan onboarding dengan lebih mudah dibandingkan dengan cara konvensional.
SUNEDU.ID hadir menawarkan bantuan dalam pelaksanaan onboarding dengan memanfaatkan teknologi berupa microlearning. Keunggulan dari onboarding secara microlearning adalah konten yang interaktif serta bite-sized, sehingga bisa diimplementasikan dalam skala besar dan lebih cepat dipahami. Perusahaan akan mengalami efisiensi waktu dan sumber daya, lalu karyawan baru juga menjadi lebih mudah dalam melalui onboarding dari awal hingga akhir.
Tertarik untuk menerapkan microlearning dalam onboarding perusahaan Anda? Klik di sini untuk mempelajari lebih lanjut atau klik di sini untuk layanan pelaksanaan training.
